Bremer Datenschutzbehörde: nicht datenschutzkonform
Galt das Fax vor einigen Jahren noch als relativ sichere Methode zur Übermittlung auch sensibler personenbezogener Daten, so hat sich diese Situation grundlegend geändert.
Der Kern des Problems ist „die andere Seite“: Der Absender kann nie sicher sein, welche Technik auf der Empfängerseite verwendet wird.
Das echte Faxgerät ist inzwischen überholt. Gelegentlich gibt es sie noch, aber meist sind es Fotokopierer mit Faxfunktion oder Faxserver. Sie wandeln eingehende Faxe in E-Mails um und leiten sie an E-Mail-Postfächer weiter.
Das „Faxgerät“ könnte aber auch ein Faxdienst sein, z. B. ein Cloud-Faxdienst: ein virtueller Faxserver, der eingehende Faxe ebenfalls in E-Mails umwandelt und diese weiterleitet. Ob und wenn ja, wie die E-Mails dabei verschlüsselt werden, kann die versendende Stelle nicht bestimmen. Auch kann der Absender die Verschlüsselung technisch nicht „erzwingen“. Auch kann der Absender nicht feststellen, ob es sich bei den genutzten Cloud-Diensten um „europäische Clouds“ handelt, die im Einklang mit der DSGVO betrieben werden.
Aufgrund dieser Unwägbarkeiten hat ein Fax im Hinblick auf das Schutzziel der Vertraulichkeit das gleiche Sicherheitsniveau wie eine unverschlüsselte E-Mail, die zu Recht als das digitale Äquivalent einer offen einsehbaren Postkarte gilt.
Faxdienste enthalten in der Regel keine Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit der Daten. Sie sind daher in der Regel nicht für die Übermittlung personenbezogener Daten geeignet. Die Bremer Verwaltung geht davon aus, dass sie bis Ende 2022 alle Faxgeräte durch sicherere Technologien ersetzt hat. Bis dahin sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angehalten, die Faxtechnik nicht mehr für die Übermittlung personenbezogener Daten zu nutzen.
Für die Übermittlung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung scheint die Nutzung von Faxdiensten nicht zulässig zu sein.
ARNECKE SIBETH DABELSTEIN ist gerne bereit, bei der Suche nach dem richtigen Umgang mit diesem Thema, das kürzlich in Bremen aufgegriffen wurde, zu helfen. Wenden Sie sich dazu an unseren Experten Thomas Hertl.